FAQ

Berkas ditunda dapat disebabkan karena hal-hal sebagai berikut:

1. Informasi yang disampaikan tidak jelas
2. Kronologis perkuliahan yang tidak jelas
3. Berkas yang disyaratkan tidak lengkap
4. Informasi yang diminta tidak lengkap
5. Persyaratan tidak dipenuhi
6. Prosedur tidak dipenuhi (misal: scan seluruh passport tidak digabung dalam 1 file, disertasi tidak dilengkapi)

Tata cara pemindaian paspor

1. Pindai seluruh halaman paspor asli selama masa studi, termasuk paspor lainnya apabila pada masa studi dilakukan penggantian paspor.
2. Hasil pindaian paspor asli harus berwarna.
3. Hasil pindaian paspor asli harus dalam 1 (satu) dokumen.
4. Apabila ada 2 (dua) paspor, maka ada 2 (dua) dokumen.
5. Hasil pindaian paspor asli harus terbaca dengan jelas.

Jika ketentuan ini tidak dipenuhi, usulan Anda akan ditunda, dan diminta untuk diperbaiki.

Pada negara-negara tertentu, ada perbedaan sistem pendidikan yang mendasar dibandingkan dengan di Indonesia. Hal ini dilihat dari jumlah kredit, jumlah jam kuliah, internship, field project yang dibuktikan dengan adanya final project report yang tertera dalam transkrip akademik.

Khusus di negara Australia dan beberapa perguruan tinggi cabangnya di negara lain, hanya Bachelor of Honours yang dapat disetarakan dengan program Sarjana di Indonesia. Selain Bachelor of Honours, maka ijazahnya disetarakan dengan jenjang Diploma Tiga. Program Bachelor yang regular (non Honours) dapat disetarakan dengan Sarjana, apabila dalam kurikulum seorang mahasiswa melakukan internship, atau melakukan field project + final project report, atau thesis, yang dibuktikan dengan tercantumnya mata kuliah tersebut pada transkrip akademik. Tugas mata kuliah dalam bentuk tulisan ilmiah, tidak dapat disamakan dengan thesis.

Untuk negara lain, program Bachelor dengan Honours tidak selalu dapat disetarakan dengan Sarjana. Usulan penyetaraan akan dievaluasi lebih lanjut dengan melihat kembali Kurikulum dan perkuliahan yang diikuti.

Isian data penyetaraan adalah tanggung jawab penuh pribadi pengusul. Tidak ada penerbitan ulang SK untuk memperbaiki SK yang sudah dibuat. Jika terjadi kesalahan isian data SK yang mengakibatkan salah cetak, maka akan diterbitkan Surat Keterangan Pengganti SK, BUKAN menerbitkan SK Penyetaraan baru.

Prosedur:

1. Ajukan surat permohonan perbaikan data ditujukan kepada Direktur Pembelajaran dan Kemahasiswaan, Ditjen Pendidikan Tinggi, Kemendikbud.
2. Lampirkan copy SK dan dokumen-dokumen pendukung yang dapat mendukung argumentasi bahwa datanya salah.
3. Surat Keterangan Pengganti SK dapat diambil di layanan ULT DIKTI, Jakarta

1. Status Draft, usulan dalam proses dilengkapi oleh pengusul.
2. Status Proses Verifikasi Data, usulan dan persyaratan dokumen yang berhasil terkirim (submit) ke sistem sedang diverifikasi oleh tim pemberkasan.
3. Status Ditunjuk ke Tim Penilai, usulan sedang dalam proses penilaian oleh tim penilai.
4. Status Validasi Hasil Penilaian, hasil penilaian sedang divalidasi oleh pejabat untuk dicetak
5. Status Dicetak, SK dalam proses cetak
6. Status Ditandatangani dan Siap Diambil, SK telah ditandatangani dan siap diambil
7. Status SK Diambil, SK telah diambil
8. Status Diterima, Ijazah dapat disetarakan dengan jenjang tertentu
9. Status Ditunda, usulan ditunda dan diminta melengkapi persyaratan/informasi yang diminta
10. Status Ditolak, usulan tidak dapat diproses lebih lanjut

Jika paspor dan/atau visa dan/atau izin tinggal selama masa studi hilang, maka dapat diganti dengan berkas-berkas berikut ini:

1. surat keterangan hilang dari Kepolisian (Wajib);
2. surat keterangan dari kampus bahwa ybs pernah menempuh studi dan telah lulus (Wajib);
3. surat keterangan dari perwakilan RI di negara setempat (KBRI, KJRI, dan lain-lain) bahwa ybs pernah kuliah di sana (Wajib);
4. kartu mahasiswa (opsional).

Persyaratan:

1. SK Penyetaraan yang asli (Jika hilang, maka diganti dengan Surat Keterangan Pengganti SK yang dikeluarkan oleh kementerian)
2. Fotokopi SK atau SK Pengganti yang akan dilegalisir, maksimal sebanyak 5 lembar

Prosedur:

1. Datang ke ULT DIKTI dengan membawa dokumen persyaratan (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa)
2. Ambil nomor antrian
3. Serahkan berkas kepada petugas di Layanan ULT DIKTI
4. Mengambil surat tanda terima berkas

Ketentuan:

1. Jumlah maksimal yang dilegalisir adalah 5 lembar.
2. Waktu yang diperlukan untuk legalisir adalah 1 s/d 3 hari.
3. Pengambilan hasil legalisir dilakukan di Layanan ULT DIKTI (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa).
4. Untuk SK yang ditandatangani secara elektronik tidak perlu dilegalisir di ULT DIKTI, proses verifikasi SK bisa dilakukan dengan cara memindai Quick Response Code (QR Code) yang tertera pada SK.

Tidak semua negara memiliki sistem akreditasi, sebagai contoh Kanada. Maka pengusul cukup memberikan dokumen yang memuat informasi tidak diterapkannya akreditasi ini pada kolom akreditasi yang diminta, disertai dengan tautan pernyataan mengenai sistem akreditasi ini (jika ada).

Catatan:
Bagi perguruan tinggi dari negara yang menerapkan sistem akreditasi (contoh: Amerika Serikat) tetapi Perguruan Tinggi tersebut tidak terdapat pada database lembaga akreditasinya (contoh: CHEA), maka proses penyetaraan ijazah tidak dapat dilanjutkan (ditolak)

Seluruh berkas yang discan HARUS berkas yang asli, bukan fotokopi. Yang melampirkan scan fotokopi, usulan penyetaraan tidak dapat diproses.

Diploma Supplement atau Surat Keterangan Pendamping Ijazah adalah dokumen yang berisikan tentang Capaian Pembelajaran (Learning Outcome) dari sebuah program studi. Diploma Supplement juga berisikan informasi mengenai data mahasiswa yang mengikuti program tersebut, kualifikasi pendidikan yang diambil, jenjang pendidikan yang diambil, informasi mengenai daftar mata kuliah pada program tersebut, sistem penilaian, lama studi, dan informasi lain terkait dengan sistem pendidikan di negara setempat.

Catatan: Pengusul disarankan melampirkan Diploma Supplement ini agar mempermudah tim penyetaraan menilai, sehingga proses penyetaraan lebih cepat.

Jika berkas-berkas TIDAK menggunakan Bahasa Inggris, maka dokumen-dokumen tersebut WAJIB diterjemahkan. Dokumen yang WAJIB diterjemahkan oleh PENERJEMAH TERSUMPAH atau SWORN translator adalah Ijazah, Transkrip Akademik. Berkas-berkas selain Ijazah dan Transkrip dapat diterjemahkan oleh non penerjemah tersumpah.

Catatan: Bagi lulusan China, CDGDC wajib diterjemahkan oleh penerjemah tersumpah apabila berkas aslinya dalam bahasa Mandarin.

Apabila Negara yang bahasanya bukan Bahasa Inggris, tapi perguruan tinggi menyediakan versi tejemahannya, maka terjemahan tersebut dapat diterima. Tetapi ijazah versi bahasa asli harus dilampirkan bersama-sama dengan versi terjemahan Inggris tersebut.

Permohonan konversi nilai IPK dapat diajukan bersama dengan usulan penyetaraan ijazah luar negeri dimana hasil konversi nilai IPK akan dicantumkan pada SK penyetaraan ijazah. Bagi pengusul yang sudah memiliki SK penyetaraan ijazah namun belum mengajukan konversi nilai IPK dapat mengajukan konversi nilai IPK pada sistem penyetaraan ijazah luar negeri dengan melampirkan: 

1) SK Penyetaraan Ijazah Luar Negeri,

2) Transkrip Nilai, beserta terjemahan dalam bahasa inggris dari penerjemah tersumpah/Sworn Translator jika transkip nilai tidak dalam bahasa inggris, dan

3) Dokumen pendukung yang memuat informasi standar penilaian di perguruan tinggi.

Apabila telah selesai dan diterima, akan diterbitkan SK konversi nilai IPK yang dapat diunduh oleh pengusul pada sistem penyetaraan ijazah luar negeri.

Jangan dianggap tim pemahaman tim Penyetaraan memahami pendidikan yang Saudara ambil sama dengan pemahaman Anda. Maka permudah tim untuk memahami sistem pendidikan yang Anda ambil dengan menyajikan informasi yang selengkap-lengkapnya.

Agar proses penyetaraan lebih cepat, berikan kemudahan bagi tim penyetaraan dalam melakukan verifikasi dan penialain usulan Anda. Apa-apa saja yang dapat mempermudah tersebut?

1. Ikuti alur sesuai prosedur
2. Lengkapi persyaratan sesuai dengan yang diminta
3. Scan dokumen-dokumen persyaratan dengan baik, jelas, dan mudah terbaca
4. Lengkapi dokumen-dokumen penunjang, seperti Student Card, Resident Permit, Surat Sponsorship dari penyedia beasiswa (jika ada, ini sangat membantu tim dalam penilaian)
5. Log Book (rekaman supervisi dengan dosen pembimbing)
6. Dokumen-dokumen lain yang Anda anggap perlu untuk dilampirkan

Catatan: 
Semakin tidak lengkap informasi yang Anda sampaikan, akan semakin sulit tim menilai, dan akan semakin lama proses penyetaraan Anda selesai.

SK yang ditandatangani secara elektronik tidak perlu diambil di ULT DIKTI. SK akan dikirim ke email pengusul yang terdaftar pada sistem. Apabila pengusul tidak menerima email berisi SK, maka pengusul dapat mengunduh secara mandiri pada menu layanan > Daftar Penyetaraan di akun pengusul.

SK yang ditandatangani secara elektronik tidak perlu dilegalisir pada ULT DIKTI, proses verifikasi SK cukup dilakukan dengan cara memindai Quick Response Code (QR Code) yang tertera pada SK.

Untuk SK penyetaraan ijazah luar negeri dan surat keterangan konversi nilai IPK yang masih menggunakan tanda tangan basah, pengusul dipersilahkan untuk datang langsung ke ULT Diktiristek tiap hari senin, rabu, dan jumat mulai pukul 09.00 s.d 14.00 WIB (istirahat pukul 12.00 s.d 13.00 WIB) dengan membawa bukti pengambilan/progres/email, identitas diri (KTP) dan foto berwarna berlatar belakang merah ukuran 3x4 sebanyak 2 lembar (untuk SK penyetaraan). Apabila pengambilan diwakilkan, wajib membawa surat kuasa yang ditandatangani di atas materai 10000.

Apabila dalam 6 (enam) bulan setelah notifikasi dikirimkan namun Saudara tidak melakukan pengambilan, maka Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan tidak bertanggung jawab apabila terjadi kehilangan, kerusakan, dan lain-lain;

Secara Akademik:

1. Pastikan bahwa perguruan tinggi tempat anda kuliah bereputasi tinggi. Jangan hanya sekedar kuliah ke luar negeri, namun pada perguruan tinggi atau program studi yang tidak bereputasi baik. (Catatan: Jika ada bidang ilmu yang ingin anda pelajari di selenggarakan oleh Perguruan Tinggi di Indonesia dan reputasinya lebih baik dibandingkan dengan reputasi kampus luar negeri, lebih baik ambil perguruan tinggi di Indonesia saja.)
2. Pastikan bahwa perguruan tinggi dan program studi yang Anda pilih terakreditasi (jika negara tersebut menggunakan sistem akreditasi) atau diakui oleh pemerintah setempat (jika negara tersebut tidak menerapkan sistem akreditasi)
3. Perhatikan model perkuliahannya seperti apa, cari sejelas-jelasnya bagaimana proses belajarnya, jangan sampai program regular, dilaksanakan secara online, atau sebaliknya.
4. Perhatikan mata kuliah apa yang harus anda ambil
5. Perhatikan kurikulum yang ditawarkan, jangan sampai anda dirugikan
6. Fahami sistem Kualifikasi Pendidikan (jenjang pendidikan) di negara tujuan
7. Fahami learning outcome dari program yang Anda ambil, Anda akan mendapatkan ilmu dan kemampuan apa setelah kuliah di perguruan tinggi tersebut.

Secara Administrasi:

1. Pastikan anda menyimpan baik-baik persyaratan administrasi seperti:
   1. Ijazah asli dan transkrip asli
   2. Passport dan Visa pada saat studi
   3. Surat tugas/surat izin belajar
   4. Resident permit (izin tinggal)
   5. Student Card
   6. Sylabus/Katalog/Kurikulum yang memuat informasi mengenai program yang anda ambil
   7. Disertasi/Thesis
   8. Artikel ilmiah
   9. Progress report (catatan pada saat bimbingan dengan dosen pembimbing bagi program by-research)
   10. Jika anda mengambil dual degree, pastikan bahwa program dual-degree tersebut ada izin Kemenristekdikti (minta ke kampus asal bukti izinnya)
   11. Kronologis proses pembelajaran (jika ada)
   12. Acceptance letter
2. Dokumen-dokumen tersebut discan, agar jika terjadi kehilangan, anda memiliki arsip yang discan, dan dapat dijadikan untuk persyaratan penyetaraan ijazah
3. Dokumen lain yang dianggap perlu harap disiapkan, karena sewaktu-waktu bisa diminta oleh tim penyetaraan, jika informasi yang anda sampaikan masih belum jelas.

Usulan ditolak dapat disebabkan oleh:
Karena tidak sesuai dengan persyaratan yang telah ditentukan, meliputi: dokumen tidak lengkap, dokumen tidak sesuai, proses perkuliahan tidak sesuai dengan ketentuan, mutu dan kualitas perguruan tinggi dan/atau program yang diikuti tidak terakreditasi/tidak diakui oleh pemerintah negara setempat;

Ketentuan (penolakan otomatis):

1. Apabila terjadi penundaan sebanyak 3x dan dokumen yang diminta tidak juga dipenuhi, maka usulan akan ditolak otomatis oleh sistem.
2. Permintaan perbaikan dokumen dari Tim Penilai tidak ditindaklanjuti selama 7 (tujuh) hari oleh pengusul, maka usulan akan ditolak otomatis oleh sistem.

Apabila usulan ditolak, pengusul dapat mengajukan usulan kembali dengan mengajukan usulan penyetaraan seperti semula dengan melengkapi berkas-berkas dokumen persyaratan yang diminta.

Pengusul dapat mengusulkan nama Perguruan Tinggi dan nama Program Studi secara online melalui sistem penyetaraan ini dengan melampirkan bukti akreditasi (jika di negara tersebut menggunakan sistem akreditasi). Apabila di negara tersebut tidak menggunakan sistem akreditasi, maka dapat menggunakan bukti pengakuan dari Pemerintah negara setempat bahwa Perguruan Tinggi dan Program Studi tersebut memang diakui oleh Pemerintah setempat sebagai Perguruan Tinggi dan Program Studi yang sah untuk menyelenggarakan Pendidikan Tinggi formal. Bukti akreditasi atau pengakuan dari Pemerintah negara setempat dapat diganti dengan Surat Keterangan dari Perwakilan RI atau Kedutaan Besar ditempat anda studi yang menerangkan bahwa Perguruan Tinggi dan Program Studi tersebut terakreditasi atau diakui oleh Pemerintah setempat. Bukti akreditasi dapat berupa Link (URL) atau screen capture website akreditasi dari negara tersebut.

Pada usulan penambahan Bidang Studi, sistem akan menampilkan dropdown daftar bidang studi yang telah terdata. Hal ini bertujuan agar pengusul tidak perlu menulis ulang bidang studi jika sudah pernah ada bidang studi serupa yang terdata pada sistem. Selain itu, penulisan 1 bidang studi serupa akan sama di perguruan tinggi yang berbeda sehingga dapat terwujud keseragaman dan kerapian data. Namun, apabila pengusul tidak dapat menemukan nama bidang studi pada dropdown, maka silahkan memilih daftar paling bawah pada dropdown "Bidang Studi Tidak Ditemukan" untuk memunculkan kolom isian nama bidang studi secara manual. 

Usulan Perguruan Tinggi dan/atau Bidang Studi diproses sampai dengan 22 hari kerja.

Banding atau peninjauan kembali terhadap hasil penilaian difasilitasi oleh Ditjen Dikti. Banding/peninjauan kembali dilakukan atas ketidakpuasan pengusul terhadap hasil penilaian, seperti hasil kesetaraan jenjang, atau program studi/specialty.

Persyaratan:

1. Surat permohonan banding/peninjauan kembali dari pengusul beserta alasan kenapa dilakukan banding.
2. Fotokopi SK
3. Dokumen-dokumen lain yang dianggap perlu, yang dapat memperkuat alasan kenapa peninjauan kembali dilakukan.

Prosedur:

1. Berkas dapat dikirim atau diantar ke ULT DIKTI dengan melampirkan dokumen persyaratan (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa)
2. Berkas yang telah diterima akan dievaluasi oleh tim

Ketentuan:

1. Jika banding disetujui akan dikeluarkan SK Pengganti (bukan SK Baru) sesuai dengan hasil banding
2. Jika banding ditolak akan dikeluarkan surat bahwa banding ditolak dengan alasan penolakan dari Kementerian.
3. Banding hanya bisa dilakukan sebanyak 1 (satu) kali.

Persyaratan:

1. Surat Permohonan pembuatan Surat Keterangan dengan alasan SK hilang;
2. Surat Keterangan Hilang dari Kepolisian;
3. Fotokopi KTP (dan menunjukkan yang asli); dan
4. Fotokopi SK Penyetaraan (jika ada).

Prosedur:

1. Datang ke layanan ULT DIKTI dengan membawa dokumen persyaratan (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa);
2. Ambil nomor antrian;
3. Serahkan berkas kepada petugas di Layanan ULT DIKTI; dan
4. Mengambil surat tanda terima berkas.

Ketentuan:

1. Waktu yang diperlukan untuk penggantian SK Pengganti adalah 7 hari kerja.
2. Apabila SK tersebut memang pernah dikeluarkan oleh Kementerian, maka akan akan diterbitkan Surat Keterangan Pengganti SK, BUKAN menerbitkan SK Penyetaraan baru.
3. Pengambilan hasil SK Pengganti dilakukan di Layanan ULT DIKTI (dapat diwakilkan, dengan membawa surat kuasa).

Untuk proses penyetaraan profesi dokter, setelah melalui tahap penilaian oleh Tim Penilai maka pengusul akan mendapatkan Surat Pengantar ke Konsil Kedokteran Indonesia (KKI) untuk melanjutkan ke tahap adaptasi. Proses selanjutnya mengikuti tahapan yang telah ditetapkan oleh Konsil Kedokteran Indonesia (KKI). 

Maksud dari status "Menunggu proses konversi (e-sign)" adalah saat ini status usulan penyetaraan ijazah luar negeri sudah selesai tahap validasi penilaian tim dan akan memasuki proses penandatangan (e-sign), namun usulan konversi nilai IPK yang diajukan bersama dengan usulan penyetaraan ijazah masih dalam proses. 

Jika seperti itu, apa yang bisa pengusul lakukan?

Pengusul harus melihat status usulan konversi nilai IPK melalui laman penyetaraan ijazah pada menu Progres Konversi Nilai (menu ini ada pada dashboard/halaman awal pada akun pengusul). Terdapat 3 (tiga) kemungkinan status usulan konversi nilai IPK tersebut, yaitu:

1. Diproses, status ini menandakan bahwa usulan konversi nilai IPK pengusul masih dalam antrian untuk diproses. Pengusul dapat melakukan follow up dengan menghubungi ULT DIKTI di nomor (021) 126.
2. Ditunda, status ini menandakan bahwa ada catatan penundaan terhadap usulan konversi nilai. Pengusul harus memperbaiki usulan tersebut sesuai catatan dari verifikator, kemudian disubmit kembali. 
3. Draf, status ini menandakan bahwa usulan konversi nilai IPK belum diselesaikan. Silahkan selesaikan usulan dengan mengunggah semua dokumen persyaratan dan mengisi form yang disediakan. Untuk mengakhiri, silahkan klik tombol simpan.

catatan: selalu gunakan menu Progres Konversi Nilai untuk melihat status, memperbaiki, dan/atau melanjutkan draf usulan konversi nilai IPK. 

Sebagai upaya untuk meningkatkan efektivitas pengunggahan dokumen, sistem penyetaraan ijazah luar negeri membatasi pengunggahan dokumen pada tiap kolom/bagian sebanyak satu dokumen. Selanjutnya apabila pengusul ingin mengunggah beberapa dokumen pada satu kolom/bagian, kami menyarankan kepada pengusul untuk menggabungkan beberapa dokumen tersebut menjadi satu dokumen dengan ekstensi atau format PDF. Pengusul dapat menggunakan aplikasi komputer atau aplikasi online untuk menggabungkan dokumen tersebut. 

A. METODE

Konversi nilai IPK pada sistem PILN secara umum terdiri dari 2 (dua) yaitu:
1. Metode Nilai Kumulatif

Metode ini dilakukan jika pada transkrip nilai pengusul mencantumkan nilai kumulatif seperti GPA, CGPA, Average Mark, Weighted Average Mark, atau penyebutan lainnya. Tanpa adanya nilai kumulatif tersebut, metode ini tidak dapat dilakukan dan harus menggunakan metode selanjutnya.

2. Metode Tanpa Nilai Kumulatif

Metode ini dilakukan manakala tidak ada nilai kumulatif pada transkrip akademik. Manakala tidak tercantum nilai kumulatif, pengusul harus memasukkan nilai (grade) dan kredit (credit) setiap matakuliah yang tercantum pada transkrip nilai. Matakuliah yang tidak terdapat kredit dan/atau nilai, tidak perlu dimasukkan karena tidak dapat dihitung. Kemudian, nilai dan kredit tersebut akan dihitung reratanya oleh sistem.

B. PERSAMAAN

Perhitungan konversi nilai IPK menggunakan persamaan matematika. Persamaan tersebut melakukan pemetaan linear dari skala nilai IPK negara asal ke skala nilai IPK Indonesia. Artinya, persamaan ini akan menyesuaikan nilai IPK pengusul yang diperoleh dari luar negeri ke dalam rentang nilai yang berlaku di Indonesia sesuai standar nasional pendidikan tinggi. Oleh karena itu, beberapa hal yang dipertimbangkan dalam perhitungan konversi nilai IPK antara lain:

- Nilai tertinggi IPK Indonesia

- Nilai kelulusan terendah IPK Indonesia

- Nilai tertinggi IPK luar negeri

- Nilai kelulusan terendah IPK luar negeri

C. KETENTUAN LAIN

1. Direktorat Pembelajaran dan Kemahasiswaan dapat melakukan perubahan variabel nilai sesuai dengan yang berlaku pada masing-masing perguruan tinggi.

2. Matakuliah dengan nilai pass dan fail hanya dapat dihitung apabila terdapat keterangan penjelasan nilai numerik pada transkrip akademik